In gesprek met Projectmanager Verkiezingen Astrid van Leeuwen: “Dat we het elke keer weer voor elkaar krijgen, daar ben ik trots op!”
Afgelopen week konden kiezers hun stem uitbrengen tijdens de Nederlandse gemeenteraadsverkiezingen 2022. Zoals altijd een zeer spannende periode voor alle gemeenten. Iemand die die spanning van zeer dichtbij meemaakt, is onze Projectmanager Verkiezingen Astrid van Leeuwen. Met meer dan achttien jaar ervaring in dit vakgebied, weet zij als geen ander wat gemeenten wel en niet moeten doen voor een goede voorbereiding, wat hun grootste uitdagingen zijn en hoe ze met succes deze periode gestroomlijnd kunnen doorlopen. Tijd om Astrid eens goed aan de tand te voelen.
Staat Astrid ergens om bekend, dan is het wel haar kennis van de wet- en regelgeving rondom Verkiezingen. Die kennis deed ze al op toen ze ruim achttien jaar geleden redacteur was bij Sdu-uitgevers. Destijds lag haar verantwoordelijkheid bij formulieren gebaseerd op wet- en regelgeving, die ze later uitbouwde toen ze senior uitgever was. In die functie bood ze ondersteuning op meerdere vakgebieden, en was zij verantwoordelijk voor het digitaliseren van formulieren. Verkiezingen zijn altijd een zeer belangrijk en groot onderdeel van haar werk geweest. Sinds vier jaar brengt ze die kennis bij Procura in de praktijk als Projectmanager Verkiezingen.
Astrid, kun je uitleggen wat je precies doet bij Procura?
“Als Projectmanager Verkiezingen ben ik verantwoordelijk voor de logistieke organisatie van drukwerk en materialen voor meer dan 200 gemeenten. Dat doen wij met een team dat zorgt voor de inkoop van materialen en drukwerk voor alles in en rondom het stemlokaal, van stempotloden tot stemhokjes. Daarnaast zorg ik ervoor dat de materialen bij het stemlokaal aan de eisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan de eisen voor het stemhokje, de leesloep die aanwezig moet zijn of de posters die in het stemlokaal hangen.
Voor stempassen, stembiljetten, kandidatenlijsten en andere aanverwante producten, wordt op basis van de opdracht via de accountmanagers het drukwerk ingekocht. Daarvoor heb ik aan de voorkant contact met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Kiesraad als het om veranderingen gaat in (tijdelijke) wet- en regelgeving of nieuwe modellen. Aan de achterkant ben ik in gesprek met de leveranciers om ervoor te zorgen dat de wijzigingen ook goed worden doorgevoerd en dat alles volgens planning en specificaties wordt geproduceerd.
Ook het drukproevenproces valt onder mijn verantwoordelijkheid. Er mogen geen fouten worden gemaakt, het drukwerk voor verkiezingen moet kloppen. Het schrijven van de leidraad voor op het stembureau en het opstellen van de verkiezingskalender liggen als laatste bij mij. Dit is allemaal gerelateerd aan wet- en regelgeving en voorgeschreven data die vastliggen.”
Op welke vlakken kan Procura gemeenten ondersteunen?
“Wij ondersteunen gemeenten bij de uitvoering van hun processen rondom verkiezingen, of die nu digitaal zijn of op papier. Mijn rol vervul ik dan met name op het gebied van wet- en regelgeving, maar ook met het vinden van oplossingen als iets wijzigt of niet goed gaat. Door nauw in contact te zijn met de gemeenten is er eigenlijk altijd op tijd een passende oplossing te vinden.”
Wat kan een nieuwe gemeente verwachten die klant bij jullie wordt?
“De accountmanager is ons eerste contactpunt voor een gemeente. Die helpt in eerste instantie de gemeente met advies en het plaatsen van de bestelling maar ook met de verschillende uitdagingen waar een gemeente mee te maken kan krijgen. Tijdens de uitvoering, of op het moment dat er zaken niet duidelijk zijn, pak ik het project verder op en treed in contact met de gemeente voor overleg. Bij de levering is het bijvoorbeeld belangrijk dat de achterzijde van de kandidatenlijst goed wordt ingevuld met de juiste informatie als het gaat over wettelijke data. Ik ga in gesprek met de gemeente en geef advies om tot een achterzijde te komen die hieraan voldoet. Uiteindelijk bepaalt de gemeente, maar er wordt altijd door ons meegedacht.”
Wat zijn de grootste uitdagingen voor gemeenten?
“Momenteel kampen veel gemeenten met een tekort aan stembureauleden. Dat is helaas niet direct iets waar wij bij kunnen ondersteunen, maar ik probeer dit soort uitdagingen altijd wel als kansen te zien voor Procura. Misschien dat we hier op een later moment wel bij kunnen ondersteunen.
Een andere uitdaging voor veel gemeenten is de planning van de verkiezingen. Van de planning kan immers niet worden afgeweken: de datum voor de verkiezingen staat vast. Daarom sturen we gemeenten van tevoren onze nieuwsbrief en onze verkiezingenkalender, met daarin relevante informatie en belangrijke data. Wat we soms merken is dat gemeenten moeite hebben hun zaken op tijd aan te leveren. Er gebeurt veel, allerlei processen lopen door elkaar, er is veel informatie, waardoor er wel eens iets over het hoofd wordt gezien. Het is dan aan ons om contact op te nemen met de gemeente.”
Hoe zorg jij voor succes bij jouw klanten?
“In mijn vak is het heel belangrijk om goed te luisteren, in contact te zijn en te blijven. Als dingen niet duidelijk zijn, neem ik gelijk contact op. Ook als er zaken niet goed gaan, bel ik direct om te bespreken wat we als oplossing kunnen inzetten. Door mee te denken en te adviseren kom je al een heel eind.
Daarbij proberen wij ook zoveel mogelijk uit handen te nemen voor de gemeente. Hoe meer wij dingen kunnen regelen, hoe plezieriger het voor zo’n gemeente is om met ons in contact te zijn. Daarom adviseren wij ook echt in de breedte. We hebben ontzettend veel inhoudelijke kennis, zeker op gebied van wet- en regelgeving. Zo leveren we dus niet alleen een product, maar juist ook al die kennis daaromheen. Met verkiezingen zijn wij 365 dagen per jaar bezig. Dat maakt ons uniek.
Wij kijken niet alleen naar de processen van klanten, maar na iedere verkiezing evalueren we ook uitgebreid intern en kijken we wat we de volgende keer nog beter kunnen doen.”
Meer lezen? Ontdek hoe Land van Cuijk gestroomlijnd zijn herindelingsverkiezingen realiseerde met Procura.
Waar ben jij het meest trots op?
“Dat we het toch elke keer weer voor elkaar krijgen met de verkiezingen. Het eerste jaar dat ik bij Procura werkte (in 2018) waren er provinciale statenverkiezingen en waterschapsverkiezingen. Anderhalve maand later waren er ook de Europese Parlementsverkiezingen. Toen zeiden we nog: uitdagender dan dit gaan we het niet meemaken, maar daarna komen er toch altijd wel weer nieuwe uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan stemmen in corona tijd, waar het meerdaagsstemmen en briefstemmen er als extra proces bijkwam. Dan ben ik extra trots als we toch alles voor elkaar hebben gekregen en ervoor gezorgd hebben dat alles goed is geregeld.”
Heb je tips voor gemeenten die hun verkiezingen willen stroomlijnen?
“Check voorraden tijdig, en niet op het laatste moment. Door de huidige wereldwijde marktomstandigheden zijn grondstoffen moeilijker te verkrijgen, waardoor we soms met langere levertijden te maken hebben en in een enkel geval ‘nee’ moeten verkopen. Dat willen we natuurlijk niet. Zorg ook voor een goede controle op het drukwerk dat wordt geleverd. Zo blijft er tijd en ruimte over mocht je nog vragen hebben over de levering. Goede communicatie is belangrijk en zoals ik al aanhaalde, deadlines moeten worden gehaald en kunnen nooit verschuiven in dit vakgebied. En evalueer hoe je jouw proces hebt ervaren met ons als verkiezingspartner. Op die manier kunnen wij onze dienstverlening steeds verder optimaliseren, zodat iedereen daarvan profiteert!”
Zo bereid ook jouw gemeente de verkiezingen goed voor
Naast een betrouwbare partner vinden, is er dus veel dat je kunt doen om grip te krijgen op je verkiezingen. Van een goede voorbereiding tot een streng drukproefproces, met iedere stap ben je een stukje dichterbij een gestroomlijnd verkiezingsproces. Is jouw interesse gewekt na het lezen van het interview met Astrid, en kan jouw gemeente wel wat ondersteuning gebruiken bij het stroomlijnen van julie verkiezingen? Wij denken graag met je mee. Vraag vrijblijvend advies aan.
